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仕事で使うクラウドはMicrosoft 365 Business Basicがおすすめ

事務所や店舗、小規模事業所でパソコンで日常の業務を行います。当然個々のパソコンのデーターを共有する必要があります。今までは、事務所内に1台の共有ハードディスクを設置して、そこに各パソコンのデーターすべて保存して各パソコンでアクセスするようにしてある場合がほとんどです。またサーバーパソコンを設置して社員に管理権限を付与してアクセスするようにしている場合もあります。それをMicrosoft 365 Businessクラウドを使うと同じ事がより便利に安心に使うことが出来るようになります。

店舗・事務所内の共有ハードディスクの良い所

  • 量販店でLANで共有できるハードディスクを購入して設定するだけで、簡単にLANで接続できて、今まで設置してあるパソコンからLAN経由でアクセスできます。
  • 量販店購入した物は家庭用も選べるので費用が比較的安く、大容量が選べます。
  • 機種によっては設定することでネットを使って外部からはハードディスクのデーターにアクセスできます。

店舗・事務所内の共有ハードディスクの注意すべき点

  • ハードディスクが壊れたり寿命が来た時のために日常のデーターのバックアップが不可欠です。
  • 5年程度でハードディスクは故障の心配が出てきます。壊れる前に新しい共有ハードディスクに交換する必要があります。それに伴いデーターの移行が必要になります。

共有ハードディスクをMicrosoft 365のクラウド(OneDrive)にする。変更することによる長所

  • データーの損失がほぼ0になる。Microsoftのサーバー(サーバー用のハードディスク)なので管理はMicrosoftが行うのでデーターを失うことは操作ミス、誤って消す(数日は復元可能)以外はほぼデーターが消えることは無いと考えられます。
  • ネット環境があれば、どこでも、どの端末でもアクセスできます。(仕事ができる)
  • ハードディスクを5年ごとに交換する手間と費用が省けます。

共有ハードディスクをMicrosoft365のクラウド (OneDrive) に変えることによる短所

  • インターネット環境の無い所では使えない。
  • 月々の支払いが永遠に発生する。
  • データーをMicrosoftに預ける形になるので、マイクロソフトの保守セキュリティー規約で管理される。
  • 万が一Microsoftのサーバーにトラブルがあった時に手の打ちようがない。復旧を待つしかない。

Microsoft365 (OneDrive) の種類と特徴

「家庭向け」と「一般法人向け」がある。

家庭向け
パソコン購入したときに設定したMicrosoftアカウントがそのまま使って、Microsoft 365 Personalの場合年間¥12,984で1TのOneDriveが使えます。最初に設定した Microsoftアカウント に無料でついてくる5ギガの無料OneDriveが 1T にアップグレートされて家族5台までのパソコン(Mac混在化)にOffice のフルセットをインストールできるイメージです。
個人アカウントのアップグレードなので、Microsoft 365 Personalを契約する予定の人はOffice が入っているパソコンはダブってもったいないので、Office の入っていないパソコンを購入します。


一般法人向
新しく法人用の Microsoftアカウント を作る必要があります。Microsoft 365 Business Standardの場合¥1,360 ユーザー/月相当と少し割高になります。 1TのOneDriveが使えて 5台までのパソコン(Mac混在化)にOffice のフルセットをインストールできます。 法人向けは最大 300 人のオンライン会議やビデオ通話機能の Microsoft Teams が使えます。

共有ハードディスクから Microsoft365 (OneDrive) に変更をするときのメリット

  • ハードディスクの故障の心配をしなくて良い。(対価を払ってのOneDriveの使用なので、Microsoftに復旧義務と説明責任がある)
  • ハードディスク交換の費用と手間が省ける。1360円×60ヶ月なので81600円以上のハードディスク購入の場合はMicrosoft 365 Business Standardの方が安上がりになる。(office5ライセンス分を加味して考えるともっと経済的です)
  • 1Tの容量はOfficeの文章や写真であれば十分な容量と思われます。動画は別のローカルなハードディスクに保存して、でどうしても共有したい動画だけをその時だけアップして用が済んだら削除するのがお勧めです。

おすすめのMicrosoft 365 (OneDrive)のプラン

Microsoft 365 Business StandardはOfficeが5台分のライセンスがついて月々1360円なのでコスパは良いと思いますが、うちの事業者はOfficeはもう買取で(永久使用版)を購入したので、Officeがもったいないと思う事業者はMicrosoft 365 Business Basicがおすすめです。こちらはOneDrive(1T)とTeamsのみのセットでOfficeが付属しません。その代わり月額¥540 ユーザー/月相当(年間契約)と約半額になります。月額540円で事務所の共有ハードディスクをOneDriveに置き換える事が可能になります。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/microsoft-365-business-basic?activetab=pivot%3aoverviewtab

Microsoft 365 Business Basicのメリット

  • Officeが付属しない分割安です。たぶん月額540円で1Tの容量が使えるサービスは最安値に近いと思います。
  • 法人契約しかないので当然ですが、個人のアカウントとは別に企業用アカウントでOneDriveを管理できます。パソコンのエクスプローラーの表示では、雲型のOneDriveのアイコンが2つに増えて「OneDrive-personal」と「OneDrive-企業名」が表示されて見やすく管理もしやすいです。
  • 5年間の共有ハードディスクの交換費用を考えても540円×60ヶ月=32400円とハードディスク買い替えの金額より割安になります。
  • 「OneDrive-企業名」のOneDriveのファイルも、もちろんそのリンクをお送くってファイルを共有することが出来ます。更にそのファイルをダウンロード不可の設定が出来ます。写真や資料は共有したいけれど、相手がダウンロードしてしまうのは困ることがあります。Microsoft 365 Business Basic(OneDrive)は相手がダウンロードできない設定が出来ます。私はこの設定ができるから契約したといっても過言ではありません。

事務所や店舗・事業所などハードディスクで会社のデーターの共有を行っているところはOneDriveへの保存も考えてみてはいかがでしょうか。それにしても1T 540円/月の価格設定は魅力なので、現在法人しか契約できませんが、個人でも契約が出来たらよいと思うのは私だけでしょうか。

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